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우리는 ‘관리’라는 말을 꽤 다양하게 많이 사용합니다. ‘시간관리’, ‘인맥관리’ 등등 개인적인 삶에 관련된 자기계발부터, ‘공사관리’, ‘사업관리’, ‘공정관리’, ‘재고관리’ … 등등 업무영역에서도 ‘관리’라는 말을 사용합니다. 이처럼 우리는 일상적으로 ‘관리’라는 말을 쓰기 때문에 무의식적으로 ‘관리’라는 말에 대해 어느 정도는 안다고 생각합니다. 그런데 이 ‘관리’라는 말은 무엇일까요?
관리(Management)
‘관리’라는 말은 다양하게 정의할 수 있습니다. 그런데 추상적인 차원이 아닌 실무적인 차원에서 보면 ‘관리’는 PDCA 사이클을 실시하는 것이라고 할 수 있습니다. PDCA는 각각의 약자는 다음을 의미합니다.
- Plan(계획 및 준비) : Plan a change aimed of improvement
- Do(실행) : Execute the change
- Check(점검과 확인) : Study the results : did it work?
- Action(개선과 조치) : Institutionalize the change or abandon or do it again
이 PDCA사이클은 품질관리의 대부인 데밍(윌리엄 에드워드 데밍; William Edwards Deming)의 이름을 따서 ‘데밍의 사이클’이라고 합니다. 데밍은 1950년대에 일본으로 건너가서 일본의 제조업의 품질관리에 많은 영향을 끼쳤는데, 일본에서 이 데밍의 가르침을 PDCA사이클로 축약하여 이를 ‘데밍사이클’이라고 부르게 되었습니다. 물론 그 이후 일본의 제조업의 품질이 비약적으로 발전했고 일본은 경제대국이 되었습니다.
PDCA사이클이라고 불리는 것은 P→D→C→A→P→D→C→A→ ……. 이 과정이 바퀴처럼 순환하면서 품질수준을 계속 업그레이드해 가기 때문에 관리사이클이라고 불립니다.
PDCA cycle(Deming Wheel)
그럼 PDCA 사이클을 어떻게 실행하는지 좀 더 자세히 살펴보겠습니다.
1. Plan
- 문제 인식을 위한 자료를 수집한다.
- 다음으로 자료를 분석하고 개선을 위한 계획을 개발한다.
- 계획을 평가하기 위한 척도(measures)를 상세히 한다.
2. Do
- 계획을 이행한다. 이 단계에서 어떤 변화가 있었는지 문서화한다.
- 평가를 위한 자료를 체계적으로 수집한다.
3. Check
- 실행단계에서 모아진 자료를 평가한다.
- 계획단계에서 설정된 원래 목표와 결과가 얼마나 밀접히 부합되었는지 확인한다.
4. Act
- 만일 결과가 성공적이었다면 새로운 방법을 표준화하고 공정에 관련된 모든 사람들에게 새로운 방법을 전달
- 만일 결과가 성공적이지 않았다면 계획을 수정하고 공정을 되풀이하거나 계획을 중단한다.
예를 들어 재고관리를 PDCA사이클에 맞게 실행한다면 다음과 같습니다.
Plan
만일 재고 감소와 검색시간 단축을 목표로 설정했다면, 이것을 실행하기 위해 반입과 반출 순서 등을 개선하기 위해 계획을 세울 수 있습니다. 계획단계에서 꼭 결정해야 하는 것은 검토단계에서 무엇을 평가할 것인지 평가 척도를 정해야만 합니다. 예를 들어 재고량이나 검색시간 등을 평가 척도로 사용할 수 있을 것입니다.
Do
목표를 달성하기 위해 새로운 반입/ 반출 순서를 정했다면 창고 작업자 등을 대상으로 교육을 실시하고 실행합니다. 이 과정에서 중요한 것은 실행 결과를 기록하고 문서화하는 것입니다.
Check
일정한 주기로 실행 결과를 점검하고 학인합니다. 주간점검회의이나 월간점검회의 를 개최해서 실행결과를 검토합니다. 이렇게 실행결과를 검토하기 위해서는 실행단계에서 기록한 내용을 분석할 필요가 있겠지요. 계획단계에서 설정한 평가척도에 맞추어서 실행결과를 분석합니다. 따라서 평가척도를 정하고 평가척도에 맞추어 기록하고 문서화하는 것이 매우 중요하다는 것을 알 수 있습니다.
Action
평가결과 계획대로 목표를 달성했을 경우에는 그 효과나 효율을 향상시킬 수 있는 방안 등을 다시 생각해봅니다. 만일 계획대로 진행되지 않을 경우에는 처음 세웠던 계획을 다시 점검하고 왜 계획대로 실행되지 않았는지 등을 분석한 다음, 목표를 재설정하고 실행방안을 다시 설정합니다.
PDCA 싸이클을 개인적인 영역에서도 매우 도움이 됩니다. 만일 여러분이 영어 성적을 올리고 싶다면 PDCA싸이클을 돌려보시기 바랍니다.
Plan
영어공부의 목표를 정하고 평가척도를 무엇으로 할 것인지 정해야 합니다. 교재의 학습량을 평가척도로 정할 수도 있겠죠?
Do
계획을 실행하고 영어공부를 진행합니다. 그리고 매일매일 공부한 내용을 기록합니다. 교재의 학습량이 얼마나 진행되었는지 등등
Check
일주일 단위로 예를 들어 일요일 저녁에 여러분의 공부성과를 평가해보시기 바랍니다. 매일매일 기록한 학습량을 보고 점검을 합니다.
Action
만일 일주일분의 학습량을 목표보다 초과달성했다면 그 이유가 무엇이었는지, 그 학습방법의 효율을 높일 수 있을지 추가로 생각합니다. 만일 학습량이 목표량에 미치지 못했다면 그 이유는 무엇이었는지, 계획단계에서 목표를 높게 잡은 것인지 아니면 공부를 방해하는 요소가 있었는지, 그 방해요소를 어떻게 제거할 것이지 등등 개선안을 마련하여 다시 PDCA 사이클을 실행해 나갈 수 있습니다.
▶ 네트워크 다이어그램/ PDM(Precedence Diagramming Method)
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